Claudia Adams ist Buchhändlerin im SCM-Shop Holzgerlingen und plant voller Begeisterung die tollsten Veranstaltungen. Im Interview gibt sie Tipps, wie man ein erfolgreiches Event auf die Beine stellt (und durchführt).
AV: Woher kommen dir die Ideen für Veranstaltungen?
C: Sobald sie bei uns eintreffen, durchforste ich die neuen Vorschauen nach spannenden Themen und Autoren, die meine Kunden interessieren könnten – eins von beidem muss ziehen.
AV: Welche Art der Veranstaltungen gehen deiner Erfahrung nach am besten?
C: Mit Romanautoren mache ich schon seit Jahren keine Veranstaltungen mehr. Das zieht nicht – bis auf absolute Bestseller-Größen wie Lynn Austin oder Titus Müller.
Erlebnisberichte eignen sich gut, da kann man auch Bilder zeigen – man hat emotionale Spannung!
Sachthemen, die praktischen Mehrwert haben, sind eine tolle Sache. Z.B. „Wie kann ich zu mehr Nähe mit Gott finden?“ oder (auch – wird verlinkt auf Seite im HP zum Weiterlesen) Events mit Workshop-Elementen oder Verkostungen...
Meiner Erfahrung nach empfehlenswert: Ladies Nights (Inka Hammond / Dani Will) Eintritt ab 1 Stunde vorher, es gibt Begrüßungscocktail / Knabbereien
Natürlich hilft es sehr, wenn man hier ein kreatives Team hat, da entstehen oft tolle Ideen!
AV: Wie viel Zeit brauchst du, um eine Veranstaltung gut vorzubereiten?
C: Eine gute VA-Planung sollte ca. 4 Monate Vorlauf haben. Ich vermeide Veranstaltungen in der Sommerzeit, Ferienzeiten oder Wochen mit Feiertagen. Die besten VA-Abende sind Donnerstag- oder Freitagabend
AV: Ab wann bewirbst du dein Event?
C: Die Werbung wird mindestens 8 Wochen vorher geschaltet – auf allen Kanälen (Flyer auslegen im Laden, Homepage, FB, Insta, WhatsApp, die Kulturseite der Stadt)! Wichtig dabei ist es, seine Kunden immer persönlich anzusprechen.
Auch wenn sich immer mehr Menschen sehr kurzfristig entscheiden, schreibe ich in alle Einladungen „Anmeldung erforderlich“ (Anmeldeliste führen, um kurzfristig absagen zu können). Das hat manchmal auch den angenehmen Nebeneffekt der Angebotsverknappung und macht ein Event attraktiver.
AV: Wie bestimmst du, welchen Eintritt du verlangen musst, um deine Kosten möglichst zu decken?
C: Das ist wohl der Aspekt, der mit am wenigsten Freude macht ... Ich muss vorher grob kalkulieren, ob und welche Technik ich brauche, ob ich einen Saal mieten muss, ein Catering brauche.
Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl ist es, ob der Autor aus meiner Nähe kommt. Damit kann ich ggfs. viel Kosten sparen, z.B. Anfahrtskosten. Evtl. sogar eine Übernachtung.
Mit all diesen Faktoren kann ich errechnen, wie viele Kunden ich brauche, um den Eintritt z.B. auf 10 € anzusetzen und kostendeckend zu arbeiten. Dabei können gut besuchte Veranstaltungen auch mal kleinere Herzensprojekte ausgleichen. 😉
AV: Dann heißt es ja lange, erst mal abwarten... Was steht alles für den großen Tag an sich an?
C: An dem Tag muss die Buchhandlung natürlich glänzen! Also schauen wir, dass alles ordentlich aufgeräumt und sauber ist. Wir schaffen eine schöne Willkommensatmosphäre, um es sowohl dem Autor als auch unseren Kunden gemütlich zu machen.
Für den Abend selbst plane ich mein Personal entsprechend ein oder schaue, ob ich ehrenamtliche Helfer habe, die mich unterstützen würden (Senioren / Freunde / Familie) und die auch gern die Veranstaltung sehen würden. Damit kann ich schon wieder Kosten sparen.
Und so sieht zum Beispiel ein zeitlicher Ablauf aus:
18:30 Uhr Einlass
19:30 Uhr Begrüßung & Infos (Moderation)
19:35 Uhr Kurzinterview (Autor & Moderation)
19:40 Uhr Vortrag (Autor))
Evtl. Pause einplanen
20:40 Uhr Fragen aus dem Publikum beantworten (Moderation & Autor)
21:00 Uhr Verabschiedung und Einladen zum Dableiben und Schmökern (Moderation)
Signatur der Bücher und Zeit zum Stöbern
Ca. 22:00 Uhr Abschluss
AV: Das Schönste für Fr. Adams ist natürlich: Wenn ein Kunde suchend und erwartungsvoll zum Abend kommt und beglückt und beseelt heimgeht.
Vielen Dank, für das Gespräch!
